Introducción a los Buzones

La plataforma cuenta con buzones predeterminados que te ayudarán a organizar y segmentar las conversaciones. Estos buzones son:

1. Buzón de Todos: Muestra los chats de todos los canales conectados, sin filtros.
2. Buzón de Míos: Aquí se visualizan las conversaciones asignadas específicamente a un miembro del equipo.
3. Buzón de Sin Asignar: Contiene las conversaciones que aún no han sido asignadas a un agente o que han sido desasignadas.

Filtrado de Conversaciones

Además de los buzones, FlexiChat te permite filtrar conversaciones dentro de cada buzón. Para ello, utiliza el botón «Filtrar Conversaciones», donde encontrarás opciones como:

Asignación de equipos y prioridades

Si se trabaja con varios equipos, se pueden asignar conversaciones a un equipo específico, e incluso, see pueden utilizar etiquetas de prioridad para clasificar la urgencia de los mensajes:

• • Alta prioridad: casos urgentes que requieren atención inmediata.
  • Prioridad media: consultas importantes, pero sin urgencia extrema.
  • Baja prioridad: mensajes generales que pueden esperar.

Importancia de las etiquetas en ventas y segmentación

Las etiquetas permiten clasificar los clientes dentro del embudo de ventas, facilitando su seguimiento.

Ejemplos de etiquetas útiles:

• • Cliente calificado: cumple con los requisitos para adquirir el producto/servicio.
  • Interesado: ha mostrado interés, pero aún no ha tomado una decisión.
  • En negociación: está evaluando la oferta y puede cerrar pronto.
  • Spam: leads que no tienen intención real de compra, evitando que saturen el proceso de atención.

Creación y gestión de etiquetas

Se pueden agregar nuevas etiquetas desde la sección de conversaciones.

Pasos para crear una etiqueta:

1. 1. Ingresar a la opción «Nueva etiqueta».
   2. Asignar un nombre a la etiqueta (ejemplo: «Cliente VIP»).
   3. Elegir un color para diferenciarla visualmente.
   4. Guardar y aplicar la etiqueta a los contactos correspondientes.

Una vez etiquetado un cliente, se puede filtrar fácilmente su conversación y segmentar los leads de manera estratégica.

Almacenamiento de información clave del contacto

Se pueden editar y actualizar los datos del cliente dentro de su perfil, incluyendo:

• • Nombre y empresa.
  • Segmento e industria a la que pertenece.
  • Historial de conversaciones previas con el equipo.

Esto permite construir una base de datos completa y detallada para futuras interacciones.

Supervisión del equipo y tiempos de respuesta

• Se puede visualizar quién ha interactuado con cada cliente y qué conversaciones ha tenido previamente.
• La plataforma muestra la fecha y hora de cada mensaje enviado y recibido.
• Con estos datos, se pueden analizar métricas de respuesta para identificar oportunidades de mejora en la atención.
• En caso de deficiencias en la gestión de conversaciones, se pueden hacer ajustes en el equipo para optimizar la experiencia del cliente.

¿Para qué sirve una plantilla de mensaje?

Las plantillas de mensajes te permiten contactar o retomar conversaciones con clientes en WhatsApp. Meta ofrece un periodo de 24 horas de conversación gratuita, pero si ese tiempo expira, solo podrás comunicarte mediante una plantilla de mensaje, la cual tiene un costo.

Pasos para Crear una Plantilla de Mensaje

1. Acceder a Meta Business Suite

• Ingresa al perfil de tu empresa en Meta Business Suite.
• Dirígete a la esquina superior derecha y haz clic en Meta Business Suite.

2. Navegar hasta el Administrador de Plantillas

• En el menú de la izquierda, selecciona Más herramientas.
• Haz clic en Administrador de WhatsApp.
• Luego, selecciona Administrador de plantillas.

3. Crear una Nueva Plantilla

• En la parte superior derecha, selecciona la cuenta de WhatsApp que usarás.
• Haz clic en Crear plantilla.
• Verás un historial de plantillas activas o desactivadas.

4. Configurar la Plantilla

• Tipo de plantilla: Elige entre Marketing, Utilidad o Autenticación.
• Nombre de la plantilla: Asigna un nombre (ejemplo: Promocion_BlackFriday).
• Seleccionar idioma: Especifica Español u otro idioma.

5. Personalizar el Mensaje

• Encabezado: Puedes elegir entre Texto, Imagen, Video, Documento o Ubicación.
  • Si seleccionas Texto, este aparecerá en negrita como bienvenida.
  • Si eliges Imagen, puedes subir un archivo JPG o PNG.
• Cuerpo del mensaje:
  • Puedes personalizarlo con variables como .
  • Ejemplo:
    Hola , arranca el 25 con el CRM que tu negocio necesita. 🚀
  • Formato de texto disponible: Negrita, Cursiva y Monoespaciado.
• Botón de acción:
  • Puedes agregar botones de:
    • Responder rápidamente con un mensaje predefinido.
    • Abrir un enlace a una página web.
    • Llamar a un número telefónico.
    • Copiar un código de oferta.

6. Agregar Pie de Página (Opcional)

• Si se trata de una promoción, agrega un mensaje con la vigencia.
  • Ejemplo:
    ✨ Promoción válida hasta el 28 de febrero. ✨

7. Enviar para Revisión

• Revisa la vista previa del mensaje.
• Haz clic en Enviar para revisión y confirma.
• Meta aprobará la plantilla en unas horas (o indicará correcciones si es necesario).

¡Listo! 🎉

Tu plantilla de mensaje estará disponible para usarse y contactar clientes fuera de la ventana de 24 horas.

Personalización de Notificaciones

FlexiChat cuenta con un Centro de Notificaciones que alerta al equipo en tiempo real sobre actividades en la plataforma. Para configurarlo, se debe ingresar a «Ajustes de Perfil» donde se pueden establecer:

• Notificaciones en texto
• Alertas sonoras (sin sonido, solo para asignaciones o para todas las actividades)

Es recomendable activar todas las notificaciones para no perder ningún evento importante.

Tipos de Notificaciones Disponibles

Las alertas pueden recibirse en:

• El Centro de Notificaciones dentro de la plataforma.
• El correo electrónico registrado.

Las notificaciones incluyen eventos como:

• Creación de una conversación
• Asignación de una conversación
• Menciones en una conversación
• Nuevos mensajes en una conversación activa

Uso del Centro de Notificaciones

El Centro de Notificaciones se encuentra en la parte inferior de la pantalla y está representado por un ícono de campana. Al hacer clic en él, se despliega la lista de notificaciones pendientes. Estas permanecerán visibles hasta que sean revisadas.

Al hacer clic en una notificación, se redirige al usuario a la conversación o evento correspondiente, facilitando una gestión rápida y eficiente.

Importancia de Revisar las Notificaciones

Mantenerse al día con las notificaciones ayuda a mejorar la coordinación del equipo y evitar la pérdida de información relevante. Se recomienda revisarlas con frecuencia para garantizar una respuesta ágil y eficaz ante cualquier evento en la plataforma.

La eficiencia en la comunicación con los clientes es clave para brindar una experiencia óptima. En FlexiChat, una de las herramientas más útiles para optimizar las interacciones es el uso de respuestas rápidas, también conocidas como fragmentos de respuesta.

¿Qué son las respuestas rápidas?

Las respuestas rápidas son mensajes predeterminados que pueden ser reutilizados en distintas conversaciones. Estas permiten responder de manera ágil a preguntas frecuentes sin necesidad de redactar la misma información repetidamente.

Beneficios clave:

• Ahorro de tiempo: Reduce la necesidad de escribir respuestas desde cero en cada conversación.
• Uniformidad en la comunicación: Garantiza que todos los clientes reciban respuestas consistentes y bien estructuradas.
• Mayor eficiencia en la atención: Permite gestionar múltiples conversaciones de forma rápida y efectiva.

¿Cómo utilizar las respuestas rápidas en una conversación?

Al estar en una conversación dentro de FlexiChat, solo debes presionar la tecla slash ( / ) y automáticamente aparecerá un menú desplegable con todas las respuestas rápidas disponibles. Simplemente selecciona la que necesites, envíala directamente o realiza ajustes si es necesario para personalizar la interacción.

¿Cómo crear nuevas respuestas rápidas?

1. Dirígete a la opción de Configuración dentro de la plataforma.
2. Busca la sección llamada Respuestas Rápidas.
3. Haz clic en Añadir nueva respuesta rápida.
4. Define un código corto que te ayude a identificar la respuesta (por ejemplo, «precio-envío»).
5. Escribe el contenido del mensaje con la información que quieres guardar.

•6.Guarda los cambios y la nueva respuesta estará disponible para su uso inmediato en las conversaciones.

Colabora con tu equipo de marketing para elaborar respuestas efectivas que mantengan la coherencia en tus comunicaciones.